Indentificatieplicht of Verificatieplicht?

22 sep Indentificatieplicht of Verificatieplicht?

Weet u als ondernemer het verschil tussen het identificeren van werknemers of het verifiëren van een uitzendkracht of ZZP-er?

Iedereen weet dat als je een nieuwe werknemer aanneemt, er een kopie van het legitimatiebewijs in het personeelsdossier gedaan moet worden. Er wordt dan ook altijd druk gegoocheld met kopietjes van een paspoort, ID kaart of Rijbewijs. Wat veel ondernemers niet weten is dat een kopie rijbewijs wel volstaat bij een controle ter plaatse, maar niet bij een belastingcontrole op de personeelsdossiers!

Bij het inhuren van uitzendkrachten en ZZP-ers is de laatste jaren een hoop te doen geweest over buitenlandse werknemers die meerdere keren werkzaam waren op hetzelfde BSN nummer of kopie paspoorten met elkaar deelden. Hierdoor is een zorgvuldige controle van de persoon zeer belangrijk geworden. Ook hier zijn veel bedrijven die overal kopietjes van maakten, terwijl dit inmiddels niet meer is toegestaan!

Wanneer moet je nu wel een kopie ID kaart of paspoort in het personeelsdossier bewaren en wanneer mag je alleen verifiëren of de persoon die voor je staat ook daadwerkelijk de persoon is die hij pretendeert te zijn?

De Rijksoverheid heeft geprobeerd om dit voor u op een rijtje te zetten. Klik hier om de pagina van de Rijksoverheid te openen.

Kort samengevat komt het hier op neer:

Werknemer: Originele Europese identiteitskaart of paspoort controleren en een kopie bewaren in het personeelsdossier (geen rijbewijs dus!)

Uitzendkracht of ZZP-er: Originele Europese identiteitskaart of paspoort controleren en vastleggen dat de controle goed uitgevoerd is (bijvoorbeeld door het Paspoortnummer en de verloopdatum te noteren.)

Werknemer, Uitzendkracht of ZZP-er van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland: Origineel paspoort en verblijfsdocument controleren en kopie bewaren in de administratie. Tevens moet u nagaan of deze persoon überhaupt mag werken in Nederland en onder welke voorwaarden dit toegestaan is.

Zoals u ziet zitten er best nog wat haken en ogen aan de Identificatieplicht of Verificatieplicht. Mocht u twijfels hebben over uw eigen (personeels)dossiers, dan kunt u ons altijd om advies vragen.

Geen reactie's

Geef een reactie