Wil je een eerste medewerker in dienst nemen? Dan is het aan te raden om hieronder het stappenplan en de tips goed door te lezen. Voordat je klaar bent om een werknemer in dienst te nemen moeten er een aantal zaken goed geregeld zijn.
Loonadministratie uitbesteden?
Voor meer informatie over het uitbesteden van de salarisadministratie kan je contact opnemen met Ton van der Berg van CBBS. Via info@cbbs.nl
In dit artikel nemen we de belangrijkste stappen door die je moet doorlopen voordat je de eerste werknemer in dienst kan nemen.
- Maak een besluit om een medewerker in dienst te nemen.
- Zorg voor een KvK inschrijving
- Zorg voor een loonheffing nummer
- Zorg voor een bedrijf die de loonadministratie kan doen
- Zorg voor een partij die voor jou de contracten met de medewerker kan opstellen
- Zorg voor voldoende liquide middelen om de medewerker iedere maand uit te kunnen betalen
- Zorg voor een verzuimverzekering indien de medewerker arbeidsongeschikt raakt
Hieronder gaan we de stappen één voor één doornemen. De eerste stap kan misschien voor wat verwarring zorgen, want je gaat er natuurlijk al vanuit dat je iemand in dienst gaat nemen. Eigenlijk is dit de belangrijkste stap omdat er veel verschillende manieren zijn om iemand in te huren. Iemand zelf in dienst nemen is ”slechts” één van een aantal opties die je hebt.
Daarom beginnen we eerst met alle opties die je hebt wanneer je een medewerker nodig hebt.
De opties die je hebt wanneer je iemand in wilt huren zijn:
- Iemand zelf in dienst nemen
- Iemand op freelance basis inhuren
- Iemand via een bemiddelaar inhuren
- Iemand op stage basis inhuren
- Het werk uitbesteden aan een ander bedrijf.
Laten we de zes opties die we hebben aan de hand van een concreet voorbeeld toetsen.
Casus:
Stel een ondernemer is een bedrijf gestart, en na twee goede jaren is het tijd voor het inhuren van de eerste medewerker. Deze medewerker is nodig de webshop van de onderneming te bouwen, het verkeer te laten groeien en online omzet te genereren. Oftewel, er moet een online marketeer worden aangenomen.
Aan de hand van de zes voorbeelden zou de ondernemer de volgende opties hebben:
- Iemand zelf in dienst nemen: In dit geval zal de ondernemer op zoek moeten naar iemand die geschikt lijkt te zijn voor de rol als online marketeer. Vervolgens, wanneer deze persoon wordt gevonden, zal deze in dienst genomen worden. Waarbij de ondernemer iedere maand het salaris zal moeten overmaken samen met de werkgeversbelastingen en loonheffingen.
- Iemand op freelance basis inhuren: In dit geval kan de ondernemer een opdracht/freelance vacature plaatsen op bijvoorbeeld freelance.nl, werkze.com of student-inhuren.nl. Vervolgens zal er iemand op basis van een vast bedrag per uur (exclusief 21% btw) aan de slag gaan als online marketeer. De ondernemer hoeft alleen maandelijks de factuur van de freelancer te betalen.
- Iemand via een bemiddelaar inhuren: Mocht het niet lukken om iemand te vinden of heeft de ondernemer geen tijd om iemand te zoeken. Dan is het een optie om een bemiddelaar zoals een online marketing detacheerder of uitzendbureau in te schakelen. Vervolgens gaat de medewerker net als de freelancer aan het werk en hoeft er alleen per maand een factuur van de bemiddelaar te worden overgemaakt.
- Iemand op stage basis inhuren: Eigenlijk zou dit voor iedere beginnende onderneming een optie moeten zijn. De onderneming kan bijvoorbeeld via een partij als student-inhuren.nl of een ander stage platform een opdracht kunnen plaatsen, en de stagiaire voor een aantal maanden aan het werk kunnen zetten. Let wel op, ook in het geval van een stagiaire zal er per maand een loonstrook gemaakt moeten worden. Hier kan CBBS uiteraard bij ondersteunen.
- Het werk uitbesteden aan een ander bedrijf: Dit is een optie die altijd in overweging genomen dient te worden. Want het kan in veel gevallen kosten technisch veel interessanter zijn om online marketing werkzaamheden aan een externe agency uit te besteden, dan er iemand voor in te huren. Stel het kost per maand zeker €5000 inclusief werkgeverslasten om iemand in dient te nemen of in te huren. Dan is het zeker het overwegen waard om te onderzoeken wat dit dan via een externe online marketing agency zou kosten.
Eerste medewerker in dienst nemen, wat zijn de stappen?
Het is zover, je hebt de beslissing gemaakt en gaat je eerste medewerker in dienst nemen. Wanneer je nog niet eerder iemand op de loonlijst hebt gehad als ondernemer, dan kan dit best voor wat vragen zorgen. Om jouw vragen voor te zijn kan je aan de hand van de onderstaande checklist kijken of je al klaar bent iemand in dienst te nemen.
Maak een besluit om een medewerker in dienst te nemen.
Aan de hand van de checklist hierboven heb je voor jezelf alle opties op een rijtje kunnen zetten. En ben je tot de conclusie gekomen dat het direct in dienst nemen van een medewerker de meest interessante optie is. In dat geval kan je doorgaan naar het volgende item op deze checklist.
Zorg voor een KvK inschrijving
Heb je al een KvK inschrijving? Ga dan door naar het volgende item op deze checklist.
Zo niet, en wil je eerste medewerker in dienst nemen? Dan dien je eerst over een inschrijving bij de Kamer van Koophandel te beschikken.
Zorg voor een loonheffingsnummer
Heb je een KvK inschrijving? Doe dan een aanvraag bij de Belastingdienst voor een loonheffing nummer. Dit nummer is nodig voor de maandelijkse afdrachten van de loonheffingen van jouw werknemers.
Zorg voor een bedrijf die de loonadministratie kan doen
Jouw werknemer zal per maand een netto loon uitgekeerd moeten krijgen, het vakantiegeld zal gereserveerd moeten worden en de aangifte loonheffingen zal gedaan moeten worden. Daarnaast zal de medewerker een loonstrook moeten ontvangen waar al deze berekeningen op staan. Ga je dit zelf doen? Geen slim idee. Al voor €15,00 per maand per medewerker heb je een loonstrook die voor jou wordt gegenereerd. Je krijgt dan een overzicht met het netto loon die je kan overmaken, de reserveringen en de loonheffingen die je moet afdragen aan de Belastingdienst.
Voor meer informatie over het uitbesteden van de salarisadministratie kan je contact opnemen met Ton van der Berg van CBBS. Via info@cbbs.nl
Zorg voor een partij die voor jou de contracten met de medewerker kan opstellen
Jouw medewerker zal een contract moeten krijgen. Wordt dit een vast contract, jaarcontract, zeven maanden contract, stage overeenkomst of oproep overeenkomst? Laat je hierin ook adviseren door een HR dienstverlener zoals CBBS. Wij helpen jou met het maken van de arbeidscontracten voor jouw medewerkers.
Zorg voor voldoende liquide middelen om de medewerker iedere maand uit te kunnen betalen
Dit is misschien wel één van de belangrijkste punten die je moet hebben bedacht én geregeld voordat je iemand in dienst gaat nemen. De medewerker zal namelijk iedere maand uitbetaald moeten worden ook wanneer jouw klanten later betalen en je daardoor niet de liquide middelen tot je beschikking hebt. Het is daarom verstandig om eerst drie tot zes maanden aan liquide middelen beschikbaar te hebben en dus op te sparen, voordat je een medewerker in dienst gaat nemen. Daarmee bedoelen we drie tot zes maanden aan de totale werkgeverskosten. Stel een medewerker gaat €2400 per maand verdienen exclusief vakantiegeld dan kost deze medewerker ongeveer €3240 per maand keer drie maanden is dus bijna €10.000 aan liquide middelen die beschikbaar moeten zijn.
Zorg voor een verzuimverzekering indien de medewerker arbeidsongeschikt raakt
Zeker voor kleine ondernemers is het heel belangrijk om verzekerd te zijn tegen verzuim. Stel je hebt iemand vast in dienst en deze raakt arbeidsongeschikt. Dan wil je daar voor verzekerd zijn.