Wat doet een loonadministrateur precies?

Iedere maand een goede loonstrook: voor veel medewerkers is het de normaalste zaak van de wereld. Zo normaal dat veel medewerkers hun loonstrookje niet eens bekijken. Zolang het nettoloon op tijd wordt bijgeschreven, is er niets aan de hand. Maar wat is er nodig om ervoor te zorgen dat dit proces vlekkeloos verloopt? Welkom in de wereld van de loonadministrateur.

Structuur in het werk van de loonadministrateur

Het werk van een loonadministrateur bestaat uit verschillende onderdelen. Wanneer wat wordt gedaan, is afhankelijk van het moment van de maand of het jaar. Lees hieronder welke werkzaamheden onder het takenpakket van de loonadministrateur vallen en wanneer die wat doet.

Mutaties verwerken

Regelmatig hebben medewerkers een nieuw woonadres of rekeningnummer. Deze punten zijn stuk voor stuk van belang zijn voor de loonstrook en moeten dus worden verwerkt in de loonadministratie. Het gaat om privacygevoelige gegevens, dus zorgvuldige omgang met deze data is erg belangrijk.

Controle van de gegevens

Nadat de loonadministrateur alle mutaties heeft ingevoerd, vindt de verwerking plaats. Op basis van alle gegevens wordt er een loonstrook gemaakt waarin alle mutaties zijn verwerkt. De loonadministrateur controleert altijd zorgvuldig of dit wel helemaal goed is gegaan. Een typefoutje is namelijk zo gemaakt. Ook een instelling in de software kan ervoor zorgen dat een mutatie net even anders uitpakt dan je zou willen. De meest gebruikte manier dit te controleren is door de mutaties te vergelijken met de loonstrook. Je hoeft niet alle loonstroken langs, maar controleert alleen de loonstroken waaraan iets is veranderd. Klopt alles? Dan wordt de periode afgesloten.

Communicatie met de Belastingdienst en pensioenuitvoerder

Het is zover: alle medewerkers hebben hun loonstrook ontvangen en het nettoloon staat op de rekening. Je zou zeggen dat de loonadministrateur dan even tijd heeft om achterover te leunen. Niets is minder waar: achter de schermen gaat het werk gewoon door. De Belastingdienst wil bijvoorbeeld graag weten wat bij de werknemers aan loonbelasting is ingehouden. Dit wordt aan de Belastingdienst doorgegeven door een loonaangifte op te maken en deze vervolgens in te sturen. Bij bedrijven waar een cao geldt, is er vaak ook een bedrijfstakpensioenfonds. Ook hiervoor moet maandelijks een aangifte worden ingestuurd.

Bijhouden en toepassen wet- en regelgeving

Het up-to-date houden van kennis is misschien wel het belangrijkste werk van een loonadministrateur. Of het nu vanuit de cao is of vanuit de overheid, het werk van een loonadministrateur verandert constant. De regels veranderen namelijk voortdurend. Om een goede loonstrook te kunnen maken, moet deze regelgeving zorgvuldig worden bijgehouden. Die kennis past de loonadministrateur vervolgens toe in de praktijk. Of regelgeving van toepassing is, kan van de kleinste details afhankelijk zijn. Het is dus essentieel om deze details te herkennen en de juiste regels toe te passen.

Vragen beantwoorden

Veranderingen in de persoonlijke situatie van werknemers kunnen van invloed zijn op wat er op de loonstrook gebeurt. Van tevoren is niet altijd duidelijk wat de invloed hiervan is. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die parttime gaat werken: wat wordt het uiteindelijke nettoloon? De loonadministrateur biedt ook hiervoor uitkomst. Een proefberekening geeft snel inzicht in de gevolgen van wijzigingen. Dit kan de werknemer helpen om keuzes te maken.

Loonadministrateur als vertrouwenspersoon

Het loon dat medewerkers ontvangen is de beloning voor een periode hard werken. Het is dus belangrijk dat dit bedrag klopt en dat medewerkers het vertrouwen dat dit goed wordt afgehandeld. Heeft een medewerker twijfels over wat er op de loonstrook staat of begrijpt die iets niet? De loonadministrateur is de persoon bij wie ze met hun vragen terechtkunnen. De loonadministrateur geeft antwoord op vragen op zo’n manier doen dat de medewerker uiteindelijk begrijpt wat er op de loonstrook staat.

Loonadministrateur als Zwitsers uurwerk

Het werk van een loonadministrateur valt, kortom, te vergelijken met een Zwitsers uurwerk. Aan de voorkant werkt alles naar behoren, bijna zonder dat je het als medewerker doorhebt. Maar aan de achterkant draaien allemaal radertjes die dit vlekkeloze proces mogelijk maken.