De werkkostenregeling (WKR) gaat alweer een paar jaar mee, maar net als bij iedere andere regelgeving verandert er nog weleens iets. Daarom nemen we u mee door de hoofdlijnen van de regeling. Ook laten we zien dat de WKR niet alleen van belang is voor de salarisadministratie, maar voor de hele organisatie.

De werkkostenregeling (WKR): hoe zit het ook alweer?

De werkkostenregeling (WKR) beschrijft dat u over een bepaald percentage van het fiscale loon vergoedingen en verstrekkingen aan uw medewerkers kunt doen. Dit percentage wordt de vrije ruimte genoemd en wordt per kalenderjaar vastgesteld. Door de energiecrisis is dit percentage in 2023 tijdelijk verhoogd naar 3% over de eerste € 400.000 en 1,18% over hogere bedragen.
In 2024 geldt weer het normale percentage. Dit is voorlopig vastgesteld op 1,92% over de eerste €400.000.

Hoe weet u of verstrekkingen binnen de WKR vallen?

Wanneer u verstrekkingen doet aan uw medewerkers, moet u beoordelen of:

  • Deze binnen de vrije ruimte vallen;
  • Er sprake is van een gerichte vrijstelling;
  • Deze nihil gewaardeerd kan worden.

Hieronder lichten we deze drie criteria toe.

Vrije ruimte

De vrije ruimte gebruikt u om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw medewerkers te geven. Overschrijdt u de vrije ruimte, dan moet u over het meerdere eindheffing betalen. Deze eindheffing bedraagt 80% over het overschreden bedrag. Let er wel op dat u niet alles zomaar als eindheffingsloon kunt aanwijzen, want er geldt een gebruikelijkheidcriterium. Dit houdt in dat u qua waarde niet meer mag afwijken dan 30% van wat onder vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De Belastingdienst moet aantonen dat iets wel of niet voldoet aan deze gebruikelijkheid. Zolang u niet meer dan €2400,- per medewerker toewijst aan de vrije ruimte, wordt aangenomen dat u aan de gebruikelijkheidstoets hebt voldaan.

Gerichte vrijstelling

Er zijn ook vergoedingen aangewezen die buiten de vrije ruimte vallen. Dit noemen we gerichte vrijstellingen. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Onbelaste reiskosten tot € 0,21 per kilometer;
  • Abonnementen voor het openbaar vervoer;
  • Aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).

Als u kunt aantonen dat een medewerker zaken nodig heeft voor het uitvoeren van het werk, mag u dit ook als gerichte vrijstelling opnemen in de werkkostenregeling. Voorbeelden hiervan zijn een laptop, telefoon of tablet.

Nihilwaardering

Er zijn kosten die u niet hoeft op te nemen in de werkkostenregeling en dus nihil gewaardeerd kunnen worden. Dat zijn zaken die op of rond de werkplek worden gebruikt. Maar wat valt er allemaal onder de werkplek? De Belastingdienst zegt hierover dat het gaat om elke plek waar uw medewerkers werken en waarvoor u als werkgever volgens de Arbowet verantwoordelijk bent.

Om te bepalen wat nihil gewaardeerd mag worden, heeft de Belastingdienst een overzicht gemaakt van alle verstrekkingen die hieronder vallen:

  • Voorzieningen die uw werknemer op de werkplek gebruikt of verbruikt;
  • Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
  • Ter beschikking gestelde werkkleding;
  • Het rentevoordeel van een personeelslening als uw werknemer daarmee een (elektrische) fiets of elektrische scooter koopt;
  • Ter beschikking gestelde ov-abonnementen als uw werknemer het abonnement ook voor het werk gebruikt;
  • De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die u op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dit is een nihilwaardering als uw werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening;
  • Voorzieningen in de werkruimte thuis.

Samenwerking rondom de werkkostenregeling (WKR)

Zoals we al zien, heeft niet alles binnen de WKR betrekking op de salarisadministratie. Op deze afdeling zit waarschijnlijk de meeste kennis over de WKR, maar om het overzicht te houden, is het belangrijk dat de verschillende afdelingen hierin samenwerken. Denk bijvoorbeeld aan HR voor de arbeidsvoorwaarden die worden afgesproken of de financiële administratie voor het aanmaken van nieuwe grootboekrekeningen, het splitsen van hiervan en het op de juiste grootboekrekening boeken van de facturen.

Wij staan voor u klaar

Stuur een mail

Onze klantenservice helpt u verder (binnen 1 werkdag een reactie)

Bel 070 335 30 00

Op werkdagen van 08:30 tot 17:00

Nieuwsbrief

Meld u aan voor de gratis nieuwsbrief

Het laatste nieuws

Blijft op de hoogte van de ontwikkelingen en onderzoeken van CBBS.

Bekijk al het nieuws